邮箱中的各种退信，不是“疑似推广邮件”，就是“收件方服务器未知原因拒绝连接”，“收信方运营商认为该收件人账号不存在”……这种被退信的滋味，相信很多业务员都深刻的体会到。今天我们来分析一下退信的前因后果！
一、被退信的原因
首先一封“正经”的开发邮件，从我们了解潜在客户需求，到把自己公司的产品、服务、优势撰写成邮件、信函，再通过邮箱服务器发送给客户，其间历经重重“拦截关卡“、“筛选规则”，后才“越洋过海”到达客户手中。其中我们可以发现，外贸邮件被退回，主要可以归类为两大原因：一个是系统退回邮件，另一个是客户主动退回了邮件。
我们先来看一下常见被系统退回的邮件。
1、邮箱服务器的问题。因为国内网络节点和国外网络节点不同，部分国内服务器在海外的节点数量和覆盖范围不够，导致邮件无法送达被退回。
2、有一些用户经常往国外，频繁发送一些营销推广的垃圾邮件，国外服务器对这些垃圾邮件进行拦截和删除，并限制了国内部分服务器和IP段。嗯，祸及池鱼，给我们这些用户发邮件带来了极大的不便。
3、收集来的邮箱地址错误/不存在。一般我们是通过Google搜索、黄页、B2B平台、传统展会、海关数据等渠道来查找外贸客户的邮箱，但是我们无法进一步验证邮箱的度和有性。没有经过筛选的邮箱地址，直接群发邮件难免会出现无邮箱退信的问题。
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接着，讲一下另一个比较主观的原因：客户主动退回邮件。
我们给客户发送邮件，主要目的是为了开发客户。但是有不少业务员在群发邮件的时候，经常发送的都是固定的样式模板、单一的邮件内容。常年没有更新，别说客户看腻了，你自己估计也发腻了。加上没有进行客户分类，也不管是否匹配客户的需求，一股脑的群发，这种情况被退信再正常不过了。
重复性的营销推广邮件收多了，客户自然烦不胜烦，比较常见的是会设置了一些邮件过滤规则。例如：如果你的邮件标题含有被屏蔽词和广告词，像price、quote、order、discount等词组，客户收件的服务器可能会把你的邮件当作垃圾邮件而退信。
客户的企业邮箱主要是用于正常的商务往来，基本上邮箱运营商对推广邮件和垃圾邮件都有一定的限制。如果过于频繁地向客户邮箱地址发送过度营销推广、同质性的邮件，同样会导致邮件被退回，甚至被拉入黑名单，影响后续正常邮件的发送和接收。
当然，客户主动退回还有一个重要的原因：客户已有稳定合作的供应商，暂时不考虑更换和增加供应商；而且你邮件介绍的产品，相比客户现有的供应链，没有产品优势和价格竞争力，或者是报价过高，价格不在客户的期望范围内。没有突出的产品、价格优势，客户是不会买账的。
二、怎么减少被退信呢？
系统退回邮件是比较好解决的。系统退回邮件一般都会有退信的邮件提示，说明了退信的原因。例如：reply: User not found、User unknown、Mail quota exceeded等等，这时候就需要我们根据退信原因，对邮件服务器、发送方式或者邮件内容做出对应的调整，比如：更换不同的邮件服务器来发信；调整同一个邮件服务器每天的发信量；控制整个邮件（包含附件）的大小……，再重新发送。
其次是搜集过来的邮箱，你可以搜索到，别人也可以搜索到。在给客户发邮件的时候，自吹自擂没有错，但是你吹别人也吹，重复同质性的内容，很难吸引到客户。我们的邮件内容还是要以匹配客户需求的产品优势和价格竞争力来取胜。
其中有一点需要特别注意，邮件内容中一定要避免敏感词，多用中性词。例如：邮件标题可以用产品名称、客户公司名称等，这样的词组一般不容易被系统识别为敏感词。后，建议降低发送频率，调整发送邮件的时间周期。